店舗運営では、作業ミスや人手不足、業務の属人化に悩むケースが少なくありません。
こうした課題を放置すると、サービス品質の低下やスタッフの離職を招くことにつながります。
本記事では、よくある店舗の課題を整理したうえで、効率化を図るための具体的な対策と、役立つツールを紹介します。
業務の見直しやマニュアル化、効率化ツールの導入などにより、現場の負担を軽減しながら全体の生産性を高めるヒントが得られるでしょう。
目次
店舗の効率化を目指すうえで、まず向き合うべきなのが現場で頻発する課題です。
日々の業務に支障をきたす要因として、以下の3点がとくにあげられます。
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
店舗では日々多くの作業が発生するため、ヒューマンエラーのリスクはつきものです。
レジ打ちや棚卸し、在庫の登録など、手作業の場面が多いと数字の打ち間違いや確認漏れが起こりやすくなります。
また、複数のツールやアプリを使い分ける必要があると、操作を覚える負担になり、かえって混乱のもとになることもあります。
1つのミスが売上や顧客対応にまで波及するケースも少なくありません。
働く人が足りない店舗では、従業員1人あたりの業務量が増えてしまいます。
レジ対応をしながら品出しも行い、発注や清掃、電話対応まで担うなど、常に忙しくなりがちです。
時間に追われる中では、接客の丁寧さが失われたり、確認ミスが起こることもあります。
新しいスタッフが入っても、指導に時間をかけられず、十分に育てられないままやめてしまうことも少なくありません。
業務がまわらなくなると、職場の雰囲気も悪くなり、定着率も下がっていく一方です。
人手不足が続くと、残ったスタッフの負担はさらに重くなってしまいます。
店舗業務ではスタッフのスキルや経験によって作業スピードや正確さにばらつきが出やすいです。
同じ作業をしているのに、仕上がりに差があると、トラブルや確認作業が発生し、全体の効率も下がります。
新人にはかんたんな仕事しか任せられず、ベテランに業務が集中することもよくあるでしょう。
一部の人に負担が偏ると、業務が属人的になりがちです。
そういった企業は、急な休みや退職があった場合、代わりに動ける人がいない状況に陥ります。
店舗の運営を効率化するには、日々の業務を体系的に見直すことが欠かせません。
ムダや属人化を排除するためには、次の4つが重要です。
それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。
日々の店舗業務をスムーズに進めるには、業務の流れを定期的に見直すことが欠かせません。
売上や人件費の集計を月末に行っている店舗では、作業が集中しすぎて月末の負担が大きくなることもあります。
業務を一覧で可視化し、手間やムダが発生している部分を洗い出しましょう。
順序を入れ替えたり、別の担当に切り替えたりするだけでも、作業時間が短縮されるケースは多くあります。
流れを整えることで、業務の偏りが減り、現場の混乱も減らせます。
業務を細かく分けると、問題点が見つけやすくなります。
接客・在庫管理・発注・清掃などの業務を一覧にして、どこに時間がかかっているのか、誰が何をしているのかを整理してみましょう。
たとえば、売上管理を一人で抱えている場合、ミスや遅れのリスクが高くなります。
作業を分担すれば、質も安定しやすいです。
タスクの分解は、人材の得意・不得意を把握する機会にもつながります。
複雑な作業が増えると、現場の混乱やミスが起こりやすくなります。
たとえば、商品を発注する際に複数の資料を確認して、手入力で仕入れ先ごとに送信しているとすれば、それは改善の余地が大きいです。
ツールを使って一括管理できるようにすれば、業務の精度も上がります。
手間が減ることで、スタッフのストレスも軽くなります。
業務をシンプルに保つことは、習熟しやすくなるだけでなく、新人教育の効率にもつながっていくでしょう。
売上や接客に直接関係しない作業が多いと、肝心の業務に集中できません。
目的があいまいな会議や、手書きの日報の作成などは、見直しの対象になるかもしれません。
続ける理由が「昔からやっているから」であれば、一度やめてみる選択肢もあります。
代わりに、短時間で済む報告方法に変えることで、必要な情報だけを効率よく共有できます。
店舗の業務を効率化できれば、上述した課題は解決できます。
どういったメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。
仕組みやシステムで作業を効率化できれば、確認漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの発生を大幅におさえられます。
複数のスタッフが関わる作業は、情報の共有や反映にズレが生じやすいため、仕組み化された環境が重要です。
システム化されれば、個人の判断や慣れに頼らず、正確さを保ったままスピーディに対応できるようになります。
誤りの少ない現場は、結果として顧客満足にもつながります。
効率化は、コスト削減にもつながります。
日々の業務にムダが多いと、人件費や消耗品コストがかさんでしまいます。
作業の見直しやツールの導入により、不要な工程をカットできれば、コスト面にも大きな効果があるでしょう。
たとえば、
などが考えられます。
業務の内容を見直すだけで、毎月の固定費に変化が出ます。
浮いたコストは、人材育成や新しい設備への投資に回せますよ。
特定の人だけが対応できる仕事は、店舗全体の動きを止める原因です。
業務を効率化する際は、この属人化をなくす工夫が必要です。
手順を標準化しておけば、誰でも同じ業務を行えます。
属人化を減らす具体策には次のようなものがあります。
業務を特定の人に頼らなくなることで、急な休みや退職があっても対応できます。
結果的に、職場の安定にもつながるでしょう。
店舗の効率化を進めるには、現場の状況を正しく把握し、段階的に改善を図ることが重要です。
効率化の手順は、次の4つです。
それぞれの手順について解説します。
店舗の業務を効率化するには、まず全体の流れを見える化することです。
具体的には、毎日どういった作業が行われているかを一つひとつ書き出してみましょう。
担当者や所要時間、発生頻度なども一緒に整理すると、現場で何が起きているのかがよくわかります。
同じ作業を複数人でやっていたり、必要性の薄い作業が残っていたりと、非効率な状況に気づきます。
一度立ち止まって業務を洗い出すことが、効率化の第一歩ですよ。
業務の全体を把握したあとは、どこに無理やムダがあるかを洗い出していきます。
効率化が難しいと感じていた部分も、視点を変えれば改善の余地が見つかりやすいです。
チェックポイントの例としては
などがあります。
また、従業員の声を聞くことも大切です。
店舗業務を誰でも同じようにこなすには、マニュアルの整備が欠かせません。
ベテランの知識や感覚に頼っていると、担当者が変わるたびに作業の質がばらついてしまいます。
マニュアルはできるだけかんたんで理解しやすい言葉を使い、手順や注意点を明確にしましょう。
イラストや図を交えると、より実践的な資料になります。
つくっただけで満足せず、定期的に更新していく仕組みも重要です。
現場で活用されてこそ意味があるため、誰でもすぐ手に取れる場所に置くなどの工夫も求められます。
店舗業務の一部を自動化するだけで、大幅に時間と手間を減らせます。
紙で管理していた在庫や売上の記録をデジタル化すれば、集計や確認作業の手間が一気に軽くなるでしょう。
もちろん導入にはコストや時間もかかります。
しかし、長期的に見れば従業員の負担を減らし、人的ミスも防げるため、十分な効果が期待できます。
ただし、実際に使う人の声を聞きながら、使いにくい点を修正していく姿勢も大切です。
上述したように、効率化には現場の業務を支えるツールの導入が欠かせません。
近年注目を集めているのが、次の3つのシステムです。
それぞれの特徴と活用メリットについて詳しく見ていきましょう。
予約の受付や変更、顧客情報の確認までをひとつの画面で行えるようになるため、作業のスピードが上がります。
スタッフ間で情報共有がしやすくなり、対応ミスの防止にもつながるでしょう。
リピーターへの細やかなサービスや混雑時のスムーズな案内も可能になります。
顧客との関係性を維持しながら、現場の負担を減らせるのが大きな利点です。
売上や在庫、スタッフの勤怠など、日々の業務データを一元管理できるようになることで、作業の重複や確認漏れが減少します。
数字をリアルタイムで確認できるため、その場で判断を下せる点も魅力です。
過去のデータを活用して、売れ筋や閑散期の動きを把握すれば、仕入れや人員配置にもムダがなくなります。
売場の見た目と業務効率の両立を図るなら、電子ペーパーを活用した電子棚札が効果的です。
値札を遠隔で一括管理できるようになると、値札の変更作業にかかる時間や手間が大幅に削減されます。
表示内容はリアルタイムで更新でき、セール時などの迅速な対応も可能です。
紙の棚札に比べて視認性が高く、どの角度からも見やすいため、顧客にとってもメリットがあります。
さらに、電力消費が少ない電子ペーパーは長期間の使用にも向いており、長期的には運用コストの面でも導入メリットがあります。
電子棚札は価格表示だけでなく、売場全体の情報発信ツールとして幅広く活用できます。
導入効果を高める4つの活用方法を紹介します。
それぞれの活用例を見ていきましょう。
まずは値札のデジタル化です。
紙の差し替えをなくし、価格変更を一括操作で反映できるようになると、作業の時間短縮と人為的ミスの防止につながります。
とくにセールや価格改定の多い業態では、スピードが求められる場面も少なくありません。電子棚札を使えば、現場の対応力が高まり、業務全体がスムーズになります。
本部と店舗の連携強化
といった効果が期待できます。
商品を手に取らなくても情報を得られるようにする工夫として、電子棚札による詳細表示があります。
成分やサイズ、産地などの情報を表示すれば、接客の手間を減らしながら顧客満足度を高められます。
スタッフがいない時間帯でも、商品特性を伝えられるため、売場の機能が向上するでしょう。
購入の決め手をつくる方法として、電子棚札にレビューや口コミを表示する工夫が増えています。
電子棚札でQRコードを表示すれば、スマートフォンから詳細なレビューの読込が可能です。
たとえば
などを商品棚から提供できます。
店頭での判断材料を増やせ、接客なしでも説得力ある売場をつくれます。
売場案内やイベント告知にも、電子棚札を案内板として活用できます。
サイズの大きな電子ペーパーを使えば、柔軟なレイアウトで情報の表示が可能です。
文字だけでなく画像やアイコンを組み合わせれば、見やすさと注目度も上がります。
たとえば、季節フェアの告知や導線案内などの活用があげられるでしょう。
スタッフの声かけが難しい場面でも、デジタルの表示が案内役になりますよ。
電子棚札は、店舗業務の効率化に加え、顧客サービスの質向上にも貢献できる優れたツールです。
価格変更や商品情報の更新を遠隔で一括操作できるため、作業時間の短縮や人為的ミスの防止につながるでしょう。
口コミやレビュー、商品詳細の表示など情報提供の幅も広がり、接客の補助としても機能します。
こうした多様な活用が可能な電子ペーパーを導入することで、現場の負担を軽減しながら、柔軟かつ効率的な店舗運営が可能です。
tagELでは、電子棚札の導入前のご相談から運用サポートまで一貫して対応しています。
店舗の規模や業態に応じた最適なプランをご提案いたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
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